Die elektronische Rechnungsverarbeitung wird ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr verpflichtend. Dies bedeutet, dass bestimmte Formate eingehalten werden müssen und der bloße Versand eines PDF-Dokuments nicht ausreicht. Das Software-Unternehmen Planat hat seine ERP-Lösung FEPA bereits mit der Funktion zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ausgestattet, um seinen Kunden eine gesetzeskonforme Abbildung der Rechnungsprozesse zu ermöglichen. Die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen die Chance auf schnellere und effizientere Prozesse sowie eine bessere Umweltbilanz im Vergleich zu Papierprozessen. Darüber hinaus erleichtert die maschinelle Auswertung der elektronischen Dokumente die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug. Unternehmen mit veralteten ERP-Lösungen stehen jedoch unter Druck, da die elektronische Rechnungsabwicklung nur mit großem Aufwand realisiert werden kann. Es wird empfohlen, sich bereits jetzt über die Integration solcher gesetzlichen Änderungen im eigenen ERP-System zu informieren. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Es gibt jedoch Übergangsregelungen bis Ende des Jahres 2026. Trotzdem wird empfohlen, den Umstieg bereits jetzt vorzubereiten und die genutzten ERP-Systeme an den Standard anzupassen. Das elektronische Format der E-Rechnungen muss die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllen und maschinell weiterverarbeitet werden können. Planat hat den Standard bereits in seine ERP-Lösung FEPA integriert und ist somit in der Lage, Rechnungen im gesetzeskonformen Format zu generieren und zu verarbeiten.
In Stuttgart gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, die von dieser gesetzlichen Änderung betroffen sein werden. Vor allem Unternehmen aus dem produzierenden Mittelstand, wie Betriebe aus dem Maschinen- und Anlagenbau, Metallbau, Elektronik und Elektrotechnik sowie Automotive, nutzen häufig ERP-Lösungen zur Organisation ihrer Geschäftsprozesse. Für diese Unternehmen ist es wichtig, sich frühzeitig mit der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung auseinanderzusetzen, um den Anforderungen gerecht zu werden und keine Nachteile im B2B-Geschäftsverkehr zu haben.
Die Tabelle zeigt die wichtigsten Fristen zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung:
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| Datum | Anforderung |
|---|---|
| 01.01.2025 | Verpflichtende |
| elektronische | |
| Rechnungsverarbeitung | |
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| 31.12.2026 | Übergangsregelung: |
| – Papierrechnungen | |
| oder alternative | |
| elektronische | |
| Formate erlaubt | |
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| 31.12.2027 | Verlängerung der |
| Übergangsfrist für | |
| Unternehmen mit | |
| Jahresumsatz unter | |
| 800.000 Euro | |
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Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet Unternehmen die Chance, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die Digitalisierung der Dokumentenprozesse, insbesondere in Verbindung mit einem ERP-System und einem Dokumentenmanagement, ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Informationen und bildet eine wertvolle Knowledge Base für Unternehmen.
Die Europäische Union und die Bundesregierung erhoffen sich von der Einführung der E-Rechnungspflicht Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine bessere Umweltbilanz im Vergleich zu Papierprozessen. Zudem erleichtert die maschinelle Auswertung der elektronischen Dokumente die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug. Unternehmen, die noch mit veralteten ERP-Lösungen arbeiten, sind jedoch gezwungen, mit großem Aufwand die elektronische Rechnung abzubilden. Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit der Integration solcher gesetzlichen Änderungen im eigenen ERP-System auseinanderzusetzen.
Die Planat GmbH bietet mit ihrer ERP-Standardsoftware FEPA eine flexible IT-Lösung für den produzierenden Mittelstand. Neben der Vertriebs-, Beschaffungs- und Produktionsplanung umfasst die Software auch betriebswirtschaftliche Anwendungen. Zusätzlich können branchenspezifische Softwareinhalte und Add-ons wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Customer-Relationship-Management (CRM) integriert werden. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden seit 1981 nicht nur mit Softwarelösungen, sondern auch mit branchenspezifischer Beratung und Support.
Mit dem gesetzeskonformen Format zur elektronischen Rechnungsverarbeitung bietet Planat eine zukunftssichere Lösung für Unternehmen, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden.
Quelle: PLANAT GmbH / ots
